Kiedy prowadzi się własną działalność gospodarczą, bardzo ważne jest to, by mieć wszystkie dokumenty w porządku, jeśli chodzi o ZUS i US. W przeciwnym razie można ponieść surowe kary finansowe, a firma może przez taką sytuację bardzo stracić na swoim wizerunku. Jednym z takich dokumentów, o jakim należy pamiętać, jest bez wątpienia druk kw. To właśnie na jego podstawie można stwierdzić, jaka kwota została wypłacona, kiedy miało to miejsce i z jakiej przyczyny.
Druk kw niezbędny przy prowadzeniu rozliczeń finansowych
Druk kw to podstawowy dokument, który potwierdza utrzymanie stanu konta w takich wartościach, jakie figurują w księgach. Jeśli więc dojdzie do takiej sytuacji, że US będzie mieć jakieś wątpliwości co do prowadzonych przez nas rozliczeń, zawsze wtedy powinniśmy mieć pod ręką druk kw, który rozwieje wszelkie wątpliwości. To właśnie dzięki takiemu dokumentowi można mówić o tym, że rachunkowość w firmie prowadzi się w sposób rzetelny i wiarygodny, dlatego też pod żadnym pozorem nie można go pominąć. Tym bardziej, że tak udokumentowana forma rozliczania między dwoma stronami jest wręcz wymagana od podatnika VAT.
Jeśli chodzi o to, co powinno znaleźć się w takim dokumencie, to z pewnością będą to przede wszystkim dane przedsiębiorstwa, które wypłaca pieniądze. Dane te można wprowadzić za pomocą pieczęci, bądź też ręcznie, najczęściej w zależności od tego, czy jest to dokument w wersji papierowej, czy elektronicznej. Ponadto w takim formularzu muszą znaleźć się też informacje na temat tego komu ma być wypłacona określona kwota, czy to będzie kontrahent, dostawca, czy może pracownik.
W takim druku kw nie może zabraknąć również informacji o tym, gdzie gotówka jest wypłacana, zatem trzeba podać miejscowość, a także właściwą datę i kolejny numer dokumentu.
Bardzo istotną informacją, o jakiej należy pamiętać jest to, by w formularzu znalazło się pole związane z tym, na co określona gotówka jest przeznaczona, czy będzie to zapłata za fakturę, czy rodzaj zaliczki dla pracownika, który ma kupić konkretny towar, czy jakiś inny podobny cel. W takim dokumencie musimy jeszcze określić to, jak wysoka jest wypłata, a więc trzeba podać konkretną wartość. Na koniec nie można zapomnieć o podpisach – koniecznie musi się podpisać zarówno osoba, która wypłaca gotówkę z kasy, jak i osoba, która daną kwotę chcę przyjąć. Warto pamiętać o tym, że taki dokument jest sporządzany w dwóch egzemplarzach, tak by każda ze stron miała potwierdzenie dokonanej transakcji. W przypadku, kiedy wypełnia się taki formularz po raz pierwszy, zawsze warto zdecydować się na pomoc specjalisty, by mieć pewność, że nie popełni się żadnego błędu.